Välj rätt kvittoapp till redovisningen.

Kvittohantering för företagare är som Voldemort för Harry Potter, något som hemsöker ens drömmar men som man likväl inte kan smita från utan till slut behöver konfrontera. På temat digital redovisning har vi därför i bästa Dumbledore-anda tagit fram en jämförelse av tre olika kvittoappar som kan underlätta ens vardag. 

Vi hjälper såklart alla våra kunder att välja rätt, men här kommer en lite mer ingående beskrivning för den intresserade. Alla tre appar har någon form av automation så att användaren slipper fylla i alla uppgifter som står på kvittot och därmed sparar tid. I vår jämförelse har vi utgått från Fortnox som redovisningssystem. 

Skovik

Först ut är Skovik som lanserades 2013 och som vi började jobba med 2015. Företagets huvudfokus är större bolag men mindre kan använda sig av tjänsten utan större problem. I Skovik tolkas kvittot först genom OCR-skanning som sedan går igenom mänsklig kontroll. I dagsläget finns ingen integration till Fortnox, utan siffror får importeras till bokföringen och lön via fil. 

+ Användarvänligt och lätt att komma in i
+ Stabil tjänst som sällan buggar
+ Billigare än andra alternativ vid fler användare
+ Tillförlitlig tolkning av kvitton. Går att registrera kvitto direkt efter maskintolkning eller vänta på mänsklig kontroll av tolkningen

– Går inte att välja olika betalningsalternativ. Skovik hanterar bara utlägg. Inte heller olika avräkningskonton för olika personer (går att lösa med manuell hantering i Fortnox efter filimport).
– Avsaknad av integration till Fortnox gör att bilder inte hänger med till verifikationerna
– Nya projekt och kostnadsställen i Fortnox behöver läggas till manuellt i Skovik
– Ej komplett stöd för köp i utland vilket bidrar till manuell hantering av omvänd moms

Fortnox Kvitto & Resa (Companyexpense)

Under 2018 lanserade Fortnox sin egen kvittoapp genom att helintegrera tjänsten Companyexpense och att kalla det för Fortnox Kvitto & Resa, på samma sätt som bl a Visma, BDO, Accountor och Aspia har gjort under sina varumärken. Att det är helintegrerat med Fortnox för såklart med sig fördelar, även om appens gränssnitt inte är i nivå med Fortnox i övrigt. K&R använder sig av OCR-skanning som sker med en gång.

+ Möjlighet till olika betalningsmetoder (t ex utlägg/ företagskort) samt möjlighet till olika avräkningskonton per person
+ OCR-avläsning går relativt snabbt
+ Bild kopplas till verifikationer i Fortnox. Slipper filimport+ Extratjänst med koppling till vissa kreditkort. Transaktioner läses in i K&R där användare matchar kvitto till resp. transaktion. 

– De många inställningsalternativen kan göra upplevelsen rörig
– Är mer buggig än de andra kvittotjänsterna
– Vår upplevelse är att tolkningen inte är lika tillförlitlig
– Sämre användargränssnitt

Pleo

Pleo lanserades under 2019 i Sverige och har ett annat upplägg än Skovik och Fortnox K&R. Här finns ingen tolkning utan Pleo informeras av Mastercard om transaktioner som gjorts (belopp, datum, inköpsställe) och användaren blir då ombedd att lägga till ett underlag. Användaren kopplar inköpet till en kategori som har en momskod kopplad till sig (t ex 12% svensk moms eller “reverse charge”). När användaren har valt en viss kategori till ett inköpsställe kommer Pleo ihåg valet. Pleo använder debetkort och för att kunna handla med Pleo behöver du ladda på pengar (kreditkort är på g).

+ Smidig och effektiv för användaren
+ Översiktlig administrationsportal med möjlighet att styra beloppslimiter för personalen, analysera inköp, se vilka användare som inte lämnat in kvitton mm.
+ Fetch-funktion för Gmail = Pleo hämtar automatiskt kvitton du fått till din epost och matchar mot transaktion. Till och med Dumbledore skulle vara imponerad.
+ Integration med Fortnox gör att kvittobilder importeras till bokföringen och vi slipper filöverföringar som i Skovik

– Inget stöd för redovisning av köp med andra kort än Pleo-kortet (detta är på gång)
– Inget stöd för milersättning och traktamente
– Krångligare registrering av representation
– Något dyrare än de andra alternativen